Denk je weleens dat je wel iets meer voor je club zou willen doen dan trainingen bijwonen en wedstrijden spelen? Vrijwilligers zijn altijd nodig! Eén bestuursfunctie is in ieder geval vacant voor seizoen 2016-2017, want de secretaris gaat stoppen.
Je kunt er alvast rekening mee houden dat er in de TC-enquête die je binnenkort ontvangt deze vraag wordt gesteld: wat draag jij bij aan onze vereniging? Volgend seizoen zijn we zeker weer op zoek naar trainers/coaches, bestuurs- en commissieleden. Lees hier meer over op de website onder het tabje Commissies.
Het bestuur is voor volgend seizoen op zoek naar een nieuwe secretaris/ledenadministrateur. De huidige secretaris geeft na 3 seizoenen graag het stokje over. Wat doet een secretaris eigenlijk en wat houdt de functie in? We hebben het aan Tinka (D4) zelf gevraagd:
“De belangrijkste taken van de secretaris bij Majella zijn de ledenadministratie bijhouden en de notulen maken van de bestuursvergaderingen en tweemaal per seizoen de notulen van de ALV. Alle leden moeten in een online systeem van de Nevobo ingeschreven zijn en daarin wordt ook bijgehouden wie er competitie speelt, meetraint of slapend lid is. Dit gebeurt in nauwe samenwerking met de TC die elk seizoen de teamindeling maalt. Ook adreswijzigingen en uitschrijvingen worden in dit systeem, genaamd Sportlink, bijgehouden. Het bestuur komt ongeveer om de 2 maanden bij elkaar voor een vergadering en de Algemene Ledenvergadering wordt meestal in november (najaars-ALV) en mei (voorjaars-ALV) gepland. Ik maak de notulen nog heel ouderwets met pen en papier en werk ze later thuis uit, maar als je snel typt dan kan het natuurlijk ook gelijktijdig. Het belangrijkste in de notulen zijn de actiepunten van de bestuursleden want onze voorzitter houdt nauwlettend in de gaten of die voor de volgende vergadering zijn afgevinkt.”
Kost deze functie veel (vrije) tijd?
“In juni en augustus is het wat drukker omdat dan de nieuwe aanmeldingen en uitschrijvingen verwerkt moeten worden. Je kan gewoon drie weken in die tijd op vakantie, hoor! Gedurende het seizoen kost het gemiddeld nog geen uurtje per week, schat ik. Een vergadering duurt vaak ca. 2 uur en als je dan nog de notulen moet uitwerken (zoals ik) en je actiepunten afwerken, dan ben je daar wel even mee bezig maar dat is slechts een paar keer per jaar. Er zijn ook genoeg weken dat je alleen je mailbox bijhoudt en verder niets hoeft te doen.”
Wat vind je het leukste aan het secretarisschap?
“Je kent (bijna) alle Majellanen, al is het alleen van naam en gezicht. Het is belangrijk dat de administratie op orde is en daar speel je een grote rol in. Verder vind ik het leuk om in het bestuur mee te denken, praten en beslissen over uiteenlopende zaken die voor de vereniging belangrijk zijn, zoals de verplichte spelregeltoets, het Digitaal Wedstrijd Formulier en (beleids)plannen. De vergaderingen zijn naast het serieuze overleg ook heel gezellig en er zijn altijd genoeg koekjes!”